Opatření děkanky č. 26/2018

Změna opatření děkana č. 3/2018 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv

Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd

 

Opatření děkanky č. 26/2018

 

Název

Změna opatření děkana č. 3/2018

Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv 

 

Účinnost:

15. května 2018

 

V Praze dne 4. května 2018

PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.

děkanka fakulty 

Opatření děkana č. 3/2018 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv se mění takto:

  1. V čl. 1 se nahrazují odst. 2 a odst. 3 ve znění: 

            Odst. 2. Toto opatření se vztahuje na všechny smluvní vztahy uzavírané na fakultě kromě  pracovněprávních vztahů zaměstnanců pracovně zařazených na fakultě.  

            Odst. 3. Tajemník fakulty je oprávněn upravit v metodickém pokynu tajemníka podrobnější postupy k realizaci tohoto opatření, a to včetně stanovení výjimek ze

                          smluvních vztahů z tohoto opatření.     

  1. V čl. 1 se přidává bod č. 5 ve znění „Smlouvy, které podepisuje rektor UK, jsou zasílány s průvodním dopisem prostřednictvím Sekretariátu děkanky“.
  2. V čl. 8 se nahrazuje odst. 2 ve znění:

          Při užití kopie smlouvy v úplném textovém obsahu nesmí být porušena ochrana obchodního tajemství ve smyslu § 504 občanského zákoníku, ochrana osobníc a          jiných údajů dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679  o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů). V případě pochybností rozhoduje o pořízení kopie smlouvy a účelu jejího užití tajemník. 

  1. V čl. 9 se na konci odst. 4 nahrazuje text „ekonomického oddělení“ textem „pověřený tajemníkem fakulty“.
  2. Toto opatření nabývá účinnosti dnem 15. května 2018.
  3. Opatření děkana č. 1/2017 ve znění opatření děkana č. 3 /2018, ve znění opatření děkanky č. 26/2018 je uvedeno v příloze tohoto opatření v úplném znění.

PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.

děkanka fakulty

Za správnost:

Mgr. Tomáš Gec

tajemník

** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** * * Příloha - opatření v úplném znění ** * ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** **

Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv 

Čl. 1 - Úvodní ustanovení

  1. K provedení opatření rektora UK č. 18/2016, o postupu při zveřejnění smluv v registru smluv vydává děkanka toto opatření, kterým stanoví pravidla pro uzavírání smluvních vztahů na Fakultě sociálních věd (dále „fakulta“) a rozvádí postupy pro uveřejňování smluv prostřednictvím registru smluv.
  2. Toto opatření se vztahuje na všechny smluvní vztahy uzavírané na fakultě kromě pracovněprávních vztahů zaměstnanců pracovně zařazených na fakultě.   
  3. Tajemník fakulty je oprávněn upravit v metodickém pokynu tajemníka podrobnější postupy k realizaci tohoto opatření, a to včetně výjimek smluvních vztahů, na něž se nebude toto opatření vztahovat.        
  4. Toto opatření je závazné pro všechny zaměstnance fakulty.
  5. Smlouvy, které podepisuje rektor UK, jsou zasílány s průvodním dopisem prostřednictvím Sekretariátu děkanky.

Čl. 2 – Legislativa a související předpisy

Statut UK

Statut FSV UK

zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů

zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů, dále „Zákon“

Opatření rektora UK č. 18/2016 – uveřejnění smluv v registru smluv

Opatření děkana FSV č. 1/2001- oprávnění vybraných pracovníků fakulty k nakládání

se svěřenými finančními prostředky FSV UK

 

Čl. 3 – Kompetence k uzavírání smluvních vztahů

  1. Oprávnění  činit právní jednání jménem fakulty při uzavírání smluvních vztahů s externími subjekty jsou upravena ve statutu UK, statutu fakulty, opatřeních rektora, opatřeních děkana/-ky, případně jiných interních předpisech a dokumentech UK a fakulty a souvisejících platných právních předpisech.
  2. Smluvními vztahy se rozumí zejména dodávky zboží, zhotovení díla, pořízení služeb, pořízení stavebních prací, licenční smlouvy, darovací smlouvy, sponzorské smlouvy, smlouvy o mezinárodní spolupráci, memoranda, smlouvy o spolupráci, smlouvy uzavírané při doplňkové činnosti, smlouvy o vnitrouniverzitních dodávkách a službách mezi pracovišti univerzity, smlouvy o zajištění praxe studentů a podobně.

Čl. 4 – Podmínka písemné formy, platnost a účinnost smluv

  1. Smluvní vztahy s hodnotou plnění do 50.000,- Kč bez DPH lze uzavřít v podobě písemné smlouvy nebo objednávky, pokud jiný interní předpis fakulty, UK nebo právní předpis nebo opatření děkana/-ky fakulty nestanoví výslovně jinak[1]. V případě bagatelních smluv, např. nákupy kancelářských potřeb, občerstvení, kolky apod. do výše 5.000,- Kč bez DPH, postačí účtenka, pokladní doklad apod.
  2. Smluvní vztahy s hodnotou plnění nad 50.000,- Kč bez DPH, a smluvní vztahy, na které se nevztahuje výjimka  uveřejňování v registru smluv dle § 3 Zákona, musí být uzavřeny vždy v písemné formě. Požadavek písemné formy smlouvy bude splněn i v případě písemné objednávky a její následné písemné akceptace, nebo písemné nabídky /návrhu na uzavření smlouvy/ a její písemné akceptace formou písemné objednávky /přijetím nabídky/. Písemnou formou smlouvy se rozumí tištěná či elektronická forma dokumentů. Uzavírání smluv konkludentně není dovoleno.
  3. Smlouvy nabývají platnosti dnem jejich uzavření, tzn. podpisem smlouvy poslední smluvní stranou, nebo dnem doručení akceptace objednávky či doručení akceptace nabídky/návrhu na uzavření smlouvy / druhé smluvní straně.
  4. Smlouvy povinně zveřejňované v registru smluv nabývají účinnosti nejdříve dnem zveřejnění smlouvy v registru smluv, pokud si smluvní strany nesjednaly datum účinnosti pozdější. 
  5. Smlouvy, na které se vztahuje výjimka dle § 3 Zákona, nabývají účinnost nejdříve dnem nabytí platnosti smlouvy, pokud si smluvní strany nesjednaly datum účinnosti pozdější.
  6. Uzavírat smlouvy se zpětnou účinností není dovoleno. Poskytovat či přijímat plnění, stejně tak vystavovat daňové doklady či přijímat daňové doklady se zdanitelným plněním předcházejícím datu účinnosti smlouvy není dovoleno.  

Čl. 5 -  Postup při uzavírání smluv, doložka o registraci smlouvy 

  1. Vzory smluv jsou publikovány na webu fakulty. Pokud není potřebný vzor smlouvy publikován, může být ad hoc vyhotoven a zařazen mezi publikované vzory. Vzory smluv zpracovává právní referát ve spolupráci s odbornými pracovišti fakulty, jejichž činností se daný typ smlouvy bude týkat.    
  2. Vyhotovení návrhu smlouvy pro konkrétní případ zajišťuje předkladatel, tj. organizační útvar, část fakulty, do jehož kompetence spadá zabezpečování činnosti nebo věcného plnění, které je předmětem smlouvy, a který uzavření smlouvy navrhuje. Předkladatel garantuje věcnou správnost po odborné stránce, zejména za specifikaci předmětu plnění.
  3. U smluv podléhajících povinnému uveřejnění v registru smluv sjedná předkladatel před uzavřením smlouvy záležitost doložky o registraci smlouvy, jejíž textové varianty jsou uvedeny v příloze č. 1 opatření, a sjednanou variantu doložky do návrhu smlouvy zapracuje.   
  4. Návrh smlouvy předloží předkladatel nejprve v neformálním připomínkovém řízení ostatním odborným útvarům fakulty, jejichž odborné vyjádření je pro posouzení smluvního vztahu relevantní, zejména příkazci operace, správci rozpočtu, vedoucímu EO a právníkovi. V případech smluv v kompetencích rektora UK, bude návrh smlouvy předložen k posouzení i právníkovi rektorátu.
  5. Neformální připomínkové řízení je nepovinné, jeho realizace se doporučuje za účelem hladkého a efektivního průběhu schvalovacího řízení. Doporučuje se návrh smlouvy předkládat do připomínkového řízení v elektronické formě (e-mail) a ve formátu umožňujícím provádět v textu návrhu smlouvy revize a vkládat komentáře. Komunikaci v připomínkovém řízení zajišťuje předkladatel, který konzultuje s odbornými útvary konečný textový obsah návrhu smlouvy. 
  6. Po připomínkovém řízení vyplní předkladatel vzorovou Průvodku ke smlouvě a tištěný návrh smlouvy a její přílohy předloží spolu s Průvodkou ke smlouvě ke schvalovacímu řízení schvalovatelům uvedeným na průvodce: 1. předkladatel, 2. příkazce operace, 3. správce rozpočtu, 4. vedoucí ekonomického útvaru, 7. právník, 8. tajemník. Každý ze schvalovatelů uvede na průvodce datum schválení návrhu smlouvy a vlastnoruční podpis (pokud bude osoba schvalovatele totožná v kombinaci pro několik kategorií, např. příkazce operace + předkladatel, předkladatel + tajemník fakulty apod., lze spojit kategorie „svorkou“ a opatřit jedním datem a podpisem. 
  7. Pokud ve schvalovacím řízení uplatní schvalovatel nové připomínky, uvede je písemně na Průvodku ke smlouvě, a poté bude postupováno přiměřeně dle bodů 4. až 7. tohoto článku.
  8. Schválený návrh smlouvy s Průvodkou ke smlouvě předloží předkladatel v potřebném počtu paré v tištěné formě k posouzení a podpisu děkance. Děkanka si může vyžádat před podpisem smlouvy doplňující informace a podklady.

Čl. 6 - Evidence uzavřených smluv

  1. Evidence smluv uzavíraných na fakultě se provádí v Evidenci smluv vedené v ekonomickém útvaru a zapisují se do ní všechny smlouvy uzavřené od 1. 1. 2017. Každé smlouvě je proto nutno přidělit evidenční číslo, které se uvádí na Průvodce ke smlouvě a dále vždy na první straně smlouvy a na všech dodatcích ke smlouvě.  
  2. Evidenční číslo smlouvy přiděluje pověřený pracovník ekonomického útvaru odpovědný za agendu Evidence smluv.
  3. Evidenční číslo smlouvy má tuto strukturu: S x / rok, kde „S“ znamená smlouvu uzavřenou jménem a na účet fakulty, „x“ znamená pořadové číslo uzavřené smlouvy na fakultě v daném kalendářním roce, „rok“ znamená letopočet uzavření smlouvy (např. S 17/2016). Evidenční číslo dodatku smlouvy má tuto strukturu: S x – y / rok, kde „y“ znamená číselné pořadí dodatku ke smlouvě (např. S 17-1/2016, S 17-4/2016).

Čl. 7 - Archivace podepsané smlouvy v tištěné podobě 

  1. Smlouvy se vyhotovují pro potřeby fakulty ve dvou tištěných stejnopisech/originálech/, z čehož:
  2. Jeden stejnopis smlouvy s originálem Průvodky ke smlouvě a datovou zprávou o uveřejnění smlouvy v registru smluv archivuje ekonomický útvar.
  3. Druhý stejnopis smlouvy s kopií Průvodky ke smlouvě, se všemi písemnými posudky, připomínkami a stanovisky, dokumentací k veřejné zakázce/smluvnímu vztahu apod. archivuje navrhovatel smlouvy za účelem kontroly jejího plnění, a to po dobu minimálně pět let od ukončení smluvního vztahu. 
  4. Distribuci podepsaných stejnopisů (paré) smlouvy zajišťuje bez zbytečného prodlení sekretariát  děkanky.
  5. Za řádné uveřejnění smlouvy v registru smluv dle Zákona odpovídají vedoucí útvarů fakulty a jiných částí fakulty.   

Čl. 8 - Pořizování kopií smluv, ochrana údajů

  1. Tištěná nebo elektronická kopie (scan) smlouvy může být vyhotovena pouze pro interní potřeby fakulty, jejích útvarů a jiných částí, například za účelem zpracování dodatku, přezkumu obsahu a kontroly plnění smlouvy, ukončení smluvního vztahu, vymáhání pohledávek, a podobně.  
  2. Při užití kopie smlouvy v úplném textovém obsahu nesmí být porušena ochrana obchodního tajemství ve smyslu § 504 občanského zákoníku, ochrana osobních a jiných údajů dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů,  zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679  o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů). V případě pochybností rozhoduje o pořízení kopie smlouvy a účelu jejího užití tajemník. 

Čl. 9 – Postupy při uveřejňování smluv prostřednictvím registru  

  1. Podmínky uveřejňování smluv v registru smluv dle Zákona jsou podrobně uvedeny v opatření rektora UK č. 18/2016 a jeho příloze č. 1 – Vzory doložek do smlouvy, příloze č. 2 – metodický pokyn k uveřejňování smluv v registru smluv. Zaměstnanci fakulty jsou povinni opatření rektora při své práci aplikovat.
  2. Prostřednictvím registru smluv se povinně uveřejňují všechny smlouvy uzavírané fakultou s výjimkou smluv uvedených v § 3 odst. 2) Zákona.
  3. Z obsahu smluv se neuveřejňující chráněné informace obsažené ve smlouvách, které není dovoleno poskytnout dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informací, a dalších právních předpisů[2]. Tyto údaje musí být anonymizovány, tzn. zcela znečitelněné v elektronickém dokumentu (černá barva nebo vypuštěním textového údaje a nahrazením křížky).
  4. Uveřejnění smluv v registru: Smlouvy vkládá do systému pro správu dokumentů  a jeho prostřednictvím odesílá do registru smluv přes datovou schránku UK a v zákonem stanovených lhůtách pracovník pověřený tajemníkem fakulty.
  5. Technické parametry, pravidla o formátech smluv, vkládání do systému správy dokumentů a uveřejňování prostřednictvím registru smluv jsou upraveny v opatření rektora č. 18/2016 a jeho Příloze č. 2 – metodický pokyn.
  6. Smlouvu podléhající povinné registraci dle Zákona mohou po jejím uzavření pracovníci dle svého uvážení předložit právnímu referátu ke kontrole náležitostí potřebných ke zveřejnění, a to z důvodů jistoty správného zveřejnění smlouvy, a to
    1. originál podepsané smlouvy včetně všech jejích příloh
    2. nepodepsaná smlouva včetně jejích příloh se znečitelněnými chráněnými údaji dle Zákona 
  7. Ředitelé institutů, vedoucí oddělení děkanátu, vedoucí center, vedoucí středisek odpovídají za to, že smlouva určená ke zveřejnění v registru musí být smlouva v nepodepsané formě a bude obsahově, textově a stylisticky absolutně totožná se smlouvou, která byla za fakultu uzavřena (podepsána) všemi účastníky smlouvy, viz článek 5 tohoto opatření, s výjimkou chráněných údajů, které musí být před uveřejněním znečitelněny a nesmí být zveřejněny. 

Upozornění 

Byla-li před datem 1.7.2017 uzavřena smlouva, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění v registru smluv, a pokud po datu 1.7.2017 byla ohledně takové smlouvy uzavřena dohoda, kterou se smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší (např. dodatek, dohoda o ukončení smlouvy, výpověď smlouvy), potom musí být registru smluv spolu s takovou dohodou zveřejněna i celá dotčená smlouva včetně všech jejích dodatků a příloh vzniklých před uvedeným datem! 

  1. Za splnění povinnosti uveřejnění smluv v registru smluv odpovídají na fakultě navrhovatelé, resp. vedoucí útvarů a součástí fakulty, do jejichž kompetence spadá zabezpečování činnosti nebo věcného plnění, které je předmětem uzavřené smlouvy.

Přílohy:

  1. Vzory doložek k registraci smlouvy a o účinnosti smlouvy
  2. Přehled údajů určených k anonymizaci
  3. Opatření rektora č. 18/2016

PhDr. Alice Němcová Tejkalová, Ph.D.

děkanka fakulty

Za správnost:

Mgr. Tomáš Gec

tajemník